13 veelgestelde vragen over PMS software voor dierenartsen
1
Wat is PMS software voor dierenartsen?
PMS staat voor Praktijk Management Systeem. Dit is software die speciaal is ontwikkeld voor dierenartspraktijken om alle dagelijkse werkzaamheden te digitaliseren en te stroomlijnen. Een goed PMS systeem bevat functies voor agendabeheer, patiëntdossiers, klantenbeheer, facturatie, receptbeheer en voorraadbeheer. Bij Doktercommerce bieden we daarnaast unieke functies zoals SDa rapportage, BBP registratie en een geïntegreerde webshop module.
2
Waarom heb ik als dierenarts een PMS systeem nodig?
Een PMS systeem bespaart u gemiddeld 5-10 uur per week aan administratieve taken. Zonder PMS werkt u met papieren dossiers, losse Excel-bestanden en handmatige facturatie. Dit leidt tot fouten, dubbel werk en compliance-risico's. Met een modern PMS heeft u alle patiëntgegevens direct beschikbaar, worden facturen automatisch gegenereerd en is uw administratie altijd op orde voor NVWA-controles. Bovendien verbetert het de communicatie met klanten en verhoogt het uw omzet door betere opvolging.
3
Wat is het verschil tussen cloud PMS en lokale software?
Cloud-based PMS software (zoals Doktercommerce) draait op externe servers en is toegankelijk via internet vanuit elke locatie. Dit betekent: geen installatie nodig, automatische updates, automatische backups en toegang vanaf elk apparaat. Lokale software wordt geïnstalleerd op uw eigen computer of server. Dit vereist IT-beheer, handmatige updates en eigen backup-verantwoordelijkheid. Cloud-software is moderner, veiliger en flexibeler - ideaal voor praktijken die mobiel willen werken of meerdere locaties hebben.
4
Wat kost PMS software voor een dierenartspraktijk?
De kosten voor PMS software variëren sterk. Bij Doktercommerce betaalt u vanaf €4.950 eenmalig voor implementatie en migratie (afhankelijk van de complexiteit van uw huidige systeem) en maandelijks €199 voor het PMS abonnement. Dit is inclusief onbeperkt gebruikers, alle updates en Nederlandse support. Voor solo practitioners bieden we zelfs een volledig gratis versie aan. Concurrenten rekenen vaak per gebruiker (€50-150 per gebruiker per maand), wat bij grotere praktijken veel duurder uitpakt. Onze 'Samen Sterker' bundel met Commerce én PMS biedt 20% korting.
5
Is er gratis PMS software voor dierenartsen beschikbaar?
Ja! Doktercommerce biedt een volledig gratis PMS versie voor solo practitioners (maximaal 1 gebruiker). Deze gratis versie bevat alle kernfuncties: agenda, patiëntdossiers, klantenbeheer, facturatie en receptbeheer. U kunt 2 weken gratis uitproberen met een demo-account. Bent u tevreden? Neem dan contact op om de permanente gratis versie te activeren. Dit is ideaal voor startende dierenartsen, ambulante veeartsen of specialisten met een kleine praktijk.
6
Is het PMS systeem NVWA-compliant?
Ja, Doktercommerce is 100% NVWA-compliant. Het systeem ondersteunt automatische productclassificatie (VRIJ, URA, UDA, UDD), volledige traceerbaarheid van alle transacties, digitale handtekeningen voor medicijnvoorschriften en verplichte registraties. Alle gegevens worden veilig opgeslagen conform AVG-wetgeving. Bij een NVWA-controle kunt u direct alle benodigde rapporten genereren. Wij volgen actief alle wijzigingen in wet- en regelgeving en passen het systeem hierop aan.
7
Wat is SDa rapportage en hoe werkt dit in het PMS?
SDa staat voor Stichting Diergeneesmiddelenautoriteit. Zij monitoren het antibioticagebruik bij landbouwhuisdieren in Nederland. Veehouders en dierenartsen zijn verplicht antibioticagebruik te registreren en te rapporteren. Doktercommerce automatiseert dit volledig: het systeem berekent automatisch de dierdagdosering (DDD), genereert benchmarkrapporten en maakt SDa-rapportages klaar voor indiening. U ziet direct of een bedrijf in de groene, oranje of rode zone zit. Dit is een unieke functie die concurrenten niet bieden.
8
Hoe werkt BBP registratie in het PMS systeem?
BBP staat voor Bedrijfsbehandelplan - een verplicht document voor veehouderijen waarin staat welke behandelingen mogen worden uitgevoerd en welke middelen daarvoor gebruikt mogen worden. In Doktercommerce kunt u complete BBP's digitaal aanmaken, beheren en koppelen aan specifieke bedrijven. Bij nieuwe behandelingen controleert het systeem automatisch of deze binnen het BBP vallen. Klanten kunnen via de webshop alleen producten reserveren die in hun BBP staan. Dit voorkomt fouten en bespaart veel administratietijd.
9
Kan ik het PMS gebruiken voor meerdere praktijklocaties?
Ja, Doktercommerce ondersteunt volledig multi-locatie praktijken. U beheert alle locaties vanuit één centraal systeem met gescheiden administraties per locatie indien gewenst. Medewerkers kunnen werken op elke locatie met dezelfde login. Klantgegevens en patiëntdossiers zijn overal beschikbaar. De agenda toont beschikbaarheid per locatie. Rapportages kunnen per locatie of geconsolideerd worden gegenereerd. Dit maakt Doktercommerce ideaal voor groeiende praktijken en veterinaire ketens.
10
Kan ik het PMS systeem mobiel gebruiken tijdens huisbezoeken?
Absoluut! Doktercommerce is volledig responsive en werkt perfect op smartphones en tablets. Tijdens huisbezoeken heeft u direct toegang tot patiëntdossiers, kunt u behandelingen registreren, foto's toevoegen aan dossiers en ter plekke facturen maken. De app werkt via uw mobiele internetverbinding. Sommige functies zijn ook offline beschikbaar en synchroniseren automatisch wanneer u weer verbinding heeft. Dit is essentieel voor ambulante veeartsen en dierenartsen die veel buitenwerk doen.
11
Hoe stap ik over van mijn huidige software naar Doktercommerce PMS?
Wij begeleiden u volledig bij de overstap. Het proces bestaat uit: 1) Gratis inventarisatie van uw huidige systeem en data, 2) Datamigratie van klanten, patiënten en historische gegevens, 3) Configuratie van het systeem naar uw werkwijze, 4) Training voor u en uw medewerkers, 5) Go-live met ondersteuning. De meeste praktijken zijn binnen 2-4 weken volledig operationeel. Wij ondersteunen import vanuit de meeste gangbare veterinaire systemen in Nederland.
12
Hoe werkt facturatie en betalingen in het PMS?
Facturatie in Doktercommerce is grotendeels geautomatiseerd. Na elke behandeling of verkoop maakt u met één klik een factuur aan. Het systeem haalt automatisch de juiste prijzen, BTW-tarieven en klantgegevens op. Facturen worden per e-mail verstuurd met betaallink voor directe online betaling. U ziet direct welke facturen open staan en kunt automatische herinneringen instellen. Integratie met boekhoudpakketten zoals Exact, Twinfield en e-Boekhouden is mogelijk.
13
Hoeveel gebruikers kunnen werken met het PMS systeem?
Bij Doktercommerce werken onbeperkt gebruikers voor één vaste maandprijs. Dit in tegenstelling tot veel concurrenten die €50-150 per gebruiker per maand rekenen. Voor een praktijk met 5 medewerkers bespaart u al snel €100-500 per maand. Elke gebruiker krijgt een eigen account met aanpasbare rechten. U bepaalt wie toegang heeft tot welke functies: recepten, facturatie, rapporten etc. Dit maakt Doktercommerce zeer geschikt voor grotere praktijken.
Commerce Module (Webshop)
12 veelgestelde vragen over veterinaire webshops
1
Mag een dierenarts diergeneesmiddelen online verkopen?
Ja, maar onder strikte voorwaarden. De NVWA staat online verkoop van diergeneesmiddelen toe mits u beschikt over de juiste vergunningen en het verkoopproces voldoet aan alle wettelijke eisen. Vrije producten (VRIJ-categorie) mogen direct online worden verkocht. Gecontroleerde middelen (URA, UDA, UDD) mogen alleen worden geleverd na goedkeuring door een dierenarts op basis van een geldig BBP of consult. Doktercommerce is specifiek ontworpen om aan al deze eisen te voldoen.
2
Wat is het verschil tussen VRIJ, URA, UDA en UDD producten?
Deze categorieën geven aan hoe strikt een diergeneesmiddel is gereguleerd. VRIJ: Vrij verkrijgbaar zonder recept (bijv. vlooienmiddelen). URA: Uitsluitend op Recept Afleveren - recept vereist, geen dierenarts aanwezig bij toediening. UDA: Uitsluitend Door dierenarts Afleveren - dierenarts moet aanwezig zijn bij aflevering of toediening. UDD: Uitsluitend Door Dierenarts toepassen - alleen de dierenarts mag het middel toedienen. Doktercommerce ondersteunt alle categorieën met de juiste controles en registraties.
3
Hoe zorgt de webshop voor NVWA-compliance?
De Doktercommerce webshop is from-the-ground-up gebouwd voor compliance. Het systeem classificeert automatisch elk product (VRIJ/URA/UDA/UDD) en past de juiste verkoopflow toe. VRIJ producten zijn direct te bestellen. Bij gecontroleerde middelen controleert het systeem het BBP van de klant en plaatst de bestelling in een wachtrij voor dierenarts-goedkeuring. Alle transacties worden volledig gelogd met digitale handtekeningen, tijdstempels en gebruikersidentificatie. Rapportages zijn direct beschikbaar voor NVWA-controles.
4
Hoe kunnen klanten producten reserveren via een BBP?
Veehouders met een actief Bedrijfsbehandelplan (BBP) kunnen inloggen op uw webshop en zien alleen de producten die in hun BBP staan. Ze kunnen een reservering plaatsen voor de benodigde middelen. U als dierenarts ontvangt een melding en controleert de aanvraag. Na digitale goedkeuring wordt de bestelling vrijgegeven voor levering of afhalen. Het systeem registreert automatisch wie, wat, wanneer heeft goedgekeurd - essentieel voor traceerbaarheid en NVWA-compliance.
5
Hoe werkt de integratie tussen webshop en PMS?
De Commerce module en PMS module van Doktercommerce kunnen worden geïntegreerd. Standaard werken beide modules onafhankelijk, maar op verzoek kunnen wij koppelingen bouwen voor uw specifieke situatie. Denk aan synchronisatie van klantgegevens, voorraad of bestellingen. Dit maatwerk wordt afgestemd op uw werkprocessen. Bij de 'Samen Sterker' bundel (Commerce + PMS) ontvangt u 20% korting op beide modules en bespreken we welke integraties voor uw praktijk relevant zijn.
6
Kan de webshop in mijn eigen huisstijl worden gemaakt?
Ja, uw webshop wordt volledig aangepast aan uw huisstijl. U krijgt uw eigen domeinnaam (bijv. shop.uwpraktijk.nl), uw logo, kleuren en lettertypen. De webshop is responsief en werkt perfect op desktop, tablet en mobiel. Wij verzorgen het complete design en de technische implementatie. Na oplevering kunt u zelf eenvoudig producten, prijzen en content beheren. Wilt u aanpassingen? Onze support helpt u graag.
7
Wat zijn de kosten voor de veterinaire webshop?
De Commerce module kost vanaf €4.950 eenmalig voor implementatie (design, configuratie, productimport - afhankelijk van het aantal producten en gewenste maatwerk) en maandelijks €149 abonnementskosten. Daarnaast betaalt u een platform fee van €1 per transactie plus 2% over de omzet. Deze percentages worden lager naarmate uw omzet stijgt. Neem contact op voor een persoonlijke offerte. Bij afname van de 'Samen Sterker' bundel (Commerce + PMS) ontvangt u 20% korting op beide modules.
8
Hoe werken betalingen en verzending via de webshop?
De webshop ondersteunt alle gangbare betaalmethoden: iDEAL, creditcard, PayPal en achteraf betalen. Betalingen worden veilig verwerkt via een gecertificeerde payment provider. Voor verzending kunt u kiezen uit afhalen op de praktijk, eigen bezorging of koppeling met verzendpartners zoals PostNL, DHL of DPD. Het systeem genereert automatisch verzendlabels en track & trace codes. Klanten ontvangen automatische statusupdates per e-mail.
9
Hoe werkt voorraadbeheer in de webshop?
De webshop beschikt over een volledig voorraadbeheersysteem. U ziet uw voorraadniveaus per product en per locatie. Het systeem waarschuwt bij lage voorraad. Producten kunnen 'op=op' worden gemarkeerd of als backorder worden aangeboden. Batch- en lotnummers worden geregistreerd voor volledige traceerbaarheid - een NVWA-vereiste voor diergeneesmiddelen. Voorraadsynchronisatie tussen de webshop en het PMS is een optionele uitbreiding die op verzoek kan worden gebouwd voor praktijken die beide modules gebruiken.
10
Wat kunnen klanten doen in het klantportaal van de webshop?
Het klantportaal biedt uw klanten self-service mogelijkheden. Ze kunnen hun bestelhistorie bekijken, facturen downloaden, herhaalbestellingen plaatsen en hun gegevens beheren. Voor veehouders is het BBP zichtbaar met de toegestane producten. Dierhouders zien de dieren die bij uw praktijk geregistreerd staan. Ze kunnen online afspraken maken (indien gekoppeld aan PMS) en communiceren via beveiligde berichten. Dit vermindert telefoontjes en e-mails naar uw praktijk.
11
Wat is DDD rapportage en waarom is dit belangrijk?
DDD staat voor Defined Daily Dose (Dierdagdosering). Dit is een gestandaardiseerde maat om antibioticagebruik tussen bedrijven vergelijkbaar te maken. De SDa gebruikt DDD voor benchmarking. Doktercommerce berekent automatisch de DDD voor elk bedrijf op basis van de geleverde middelen, het aantal dieren en de behandelduur. U ziet direct of een bedrijf boven of onder het gemiddelde zit. Deze rapportages zijn essentieel voor het 1-op-1 gesprek met veehouders en voor NVWA-compliance.
12
Wat is vierkantsvergelijk en hoe helpt dit mijn praktijk?
Vierkantsvergelijk is een analysemethode waarbij het antibioticagebruik van een veehouderij wordt vergeleken met vergelijkbare bedrijven (zelfde diersoort, grootte, regio). Dit helpt bij het identificeren van bedrijven met afwijkend gebruik. In Doktercommerce wordt deze analyse automatisch uitgevoerd. U ziet direct welke klanten aandacht nodig hebben. Dit is waardevol voor het verlagen van antibioticagebruik en het voldoen aan SDa-streefwaarden. Deze functie is uniek voor Doktercommerce.